SCOUTS IS MY LIFE

TUGAS KELOMPOK
POKJAR KEBUMEN B


MATA KULIAH : ADMINISTRASI PERKANTORAN
PROGRAM STUDI : S1 ILMU ADMINISTRASI NEGARA












DISUSUN OLEH :
1. SUGIYONO
NIM : 0818023039
2. HUDA SURYANA
NIM : 0818022986
3. TUTUK HARYANTO
NIM 0818023053


UPBJJ – UT PURWOKERTO
2011.1


Analisis Jabatan dan Penyusunan Personil Kantor

A. Pengertian dan Tujuan Analisis Jabatan
Yang dimaksud dengan analisis jabatan/analisis pekerjaan adalah suatu proses penelitian secara kritis tentang tugas, kewajiban dan tanggungjawab suatu jabatan/pekerjaan. Job analysis is the process of critically examining the components of a job (George Terry, 1962 : 403)
Adapun tujuan analisis jabatan ialah untuk meperoleh informasi yang lengkap dan objektif guna dituangkan dalam uraian jabatan dan persyaratan jabatan yang selanjutanya dijadikan sebagai pedoman bagi calon pegawai yang akan deserai tugas melaksanakan jabatan tersebut.
B. Kegunaan Analisis Jabatan
Adapun kegunaan/manfaat analisis jabatan dapat dijadikan sebagai dasar/bahan pertimbangan untuk keperluan sebagai berikut :
1. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja/pegawai yang diperlukan guna melaksanakan tugas pekerjaan yang bersangkutan
2. Menyesuaikan lamaran – lamaran pekerjaan yang memenuhi persyaratan guna melaksanakan tugas pekerjaan yang bersangkutan
3. Memperkirakan dan menentukan kebutuhan latihan dan program pengembangan pegawai lainya
4. Merencanakan pengembangan dan pembianaan karir pegawai yang berpotensi
5. Menetapkan standar prestasi kerja pegawai secara realistis.
C. Proses Analisis Jabatan
Proses analisis jabatan meliputi beberapa tahap yaitu persiapan analisis jabatan, pengumpulan data, penyempurnaan data dan penyususnan bentu bentuk informasi analisis jabatan.
1. Tahap Persiapan Analisis Jabatan
Ada dua kegiatan pokok yang terdapat dalam tahap ini , yaitu : identifikasi pekerjaan dan penyusunan daftar pertanyaan
2. Tahap Pengumpulan Data
Terdapat lima tekhnik dasar yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data yang diperlukan yaitu : pengamatan/observasi, wawancara/interview,daftar pertanyaan/kuisioner, catatan harian/log dan kombinasi antara keempat teknik tersebut
3. Tahap Penyempurnaan Data
The Information of the job analysis form actually describe the job. However, description is frequently used (George Terry, 1970 : 404).





























Penyusunan Personil Kantor
Dalam penyusunan personil kantor dapat dilakukan dengan dua cara , yaitu dengan pengisian pegawai dari dalam organisasi sendiri (intern) yang dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian lain. Atau dengan cara pengisian pegawai yang diperleh dari luar organisasi (ekstern), yaitu dengan menyaring para pelamar pekerjaan yang disebut penarikan (recruitment)
A. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Pengadaanya
Ada dua macam sumber tenaga kerja yang dapat digunakan untuk mencari calon pegawai yaitu internal (Karyawan yag ada sekarang) dan eksternal (Mereka yang sekarang ini bekum bergabung)
1. Sumber Internal (Dalam)
Pengisisan lowongan pekerjaan dengan karyawan yang sudah ada memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihanya adalah tidak memerlukan proses seleksi dan orientasi. Kelemahanya yaitu tidak cukup tersedianya karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
2. Sumber Eksternal (Luar)
Pelaksanaan recruitment dari luar dapat dilakukan dengan melalui :
a. Lembaga Ketenagakerjaan
b. Rekruitement dalam acara khusus
c. Melalui iklan
d. Melalui Lembaga Pendidikan Tinggi
3. Seleksi
Seleksi adalah suatu proses dengan nama sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar dimana dipilih orang yang memenuhi kriteria untuk posisi yang tersedia dengan mempertimbangkan syarat yang ditentukan.
Tujuan pokok dari seleksi adalah untuk mendapatkan pegawai yang paling mendekati standar kerja sebuah perusahaan/organisasi.
Hal – hal yang mempengaruhi seleksi :
a. Lingkungan perusahaan
b. Kondisi pasar tenaga kerja
Penggunaan tes dalam program seleksi pegawai kantor adalah
a. Kebutuhan akan pbjektivitas sebagai dasar seleksi, perempatan, evaluasi dan promois pekerjaan kantor.
b. Tes bukanlah suatu data eksklusif, tetapi alat penunjang dari suatu kesatuan tes pegawai
Penerapan tes
a. Apabila kondisi jumlah pelamar lebih banyak dari posisi yang ada
b. Untuk mengurangi perpindahan tenaga kerja yang tinggi
c. Untuk menghindari rendahnya bakat dan pelatihan
4. Wawancara
Ada empat macam wawancara yaitu
a. Wawancara langsung
b. Wawancara tidak langsung
c. Wawancara tersusun
d. Wawancara dengan tekanan

B. Prinsip prinsip dalam Penyusunan Personil Kantor
Dalam menentukan susunan personil kantor hendaknya diperhatikan prinsip sebagai berikut
1. Prinsip orang yang tepat ditempat pekerjaan yang tepat (Right Man in a Right Place)
2. Pemberian tugas pekerjaan yang penuh (A Full’s Day Work)
3. Adanya garis komando dan tanggung jawab yang jelas (Line of command and responbility)
4. Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab (Rarity like between authority and responbility)
5. Terdapat Pembinaan dan pengambangan karir bagi para pejabat/petugas (career development)
6. Adanya penilaian terhadap pelaksanaan tugas dan penggolongan tugas tugas jabatan yang setingkat berdasarkan prinsip Equal Pay For Equal Work
7. Hubungan kerja yang bersifat impersonal atau tidak bersifat pribadi (Impersonal Relation)
8. Pembagian kerja seimbang
C. Restrukturisasi Kelebihan Karyawan
Lngkah langkah yang saatnya dipikirkan Manager agar mampu mempertahankan kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan adalah :
1. Sosialisasi rencana program efisiensi
2. Mengajak pihak pihak terkait seperti Departemen Tenaga kerja setempat , serikat serikat pekerja untuk bermusyawarah memutuskan rencana efisiensi yang akan berdampak pada pengurangan karyawan.
Tugas lain manager kantor yaitu
1. Membina dan memotivasi karyawan yang masih tinggal di perusahaan dalam keadaan sulit
2. Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja
3. Mengatasi karyawan yang bersedia lembur
4. Meningkatkan kreativitas karyawan
5. Mengatasi karyawan yang menentang
6. Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan
7. Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan
8. Mengambil langkah produktif dalam menghadapi rumor
9. Membawa perusahaan kembali menuju ke posisi yang kuat dan sehat